Het klinkt gemakkelijk, maar dat is het niet: de gastenlijst kiezen. Wie ga je vragen, waar trek je de lijn, hoeveel collega's ga je uitnodigen, en komen hun partners ook mee? Al snel zal duidelijk worden dat er gesnoeid moet worden in het aantal gasten. Hoe hou je dit overzichtelijk?
Maak om te beginnen een voorlopige gastenlijst. Bepaal hiermee wie aanwezig zal zijn op de gemeente, op de kerkelijke dienst of ceremonie, tijdens het diner, en tijdens het avondfeest.
Voor mijn eigen huwelijk heb ik gebruik gemaakt van een excel-document.
Een eerste kolom is de naam van de gasten. Het is ook gemakkelijk om per groep de namen in 1 kleur te zetten (familie bruid, familie bruidegom, collega's, vrienden, enz.)
Daarnaast heb ik kolommen gemaakt met de verschillende delen van de dag: gemeente, ceremonie, receptie, diner, avondfeest. Zo kan je gemakkelijk een kruisje zetten wie wanneer wordt uitgenodigd.
Ik maakte ook een kolom 'save the date' en 'uitnodiging' zodat ik wist wie al een save the date ontvangen had, en wie een uitnodiging heeft gehad.
De laatste kolom is de 'aanwezigheid'. Met behulp van kruisjes kan je ook hier gemakkelijk bijhouden wie al heeft bevestigd. Deze vakken markeerde ik groen. Als een koppel niet kon komen maakte ik dit vakje rood. Zo weet je dat ze wel al geantwoord hebben, maar niet aanwezig kunnen zijn.
Op deze manier kan je heel veel informatie overzichtelijk bijhouden in 1 document.
Bepaal de gastenlijst niet op 1 avond. Maak een voorlopige lijst en kijk hier een andere dag eens op terug. Laat het rustig even bezinken, en kies wat voor jullie het beste voelt.
Tip: bewaar de adressen van ieder koppel. Deze zijn altijd handig als je een bedankkaartje wilt opsturen, of als jullie later bv. kaartjes voor een babyborrel willen sturen :)